Kurumsal İçerik Yönetim Sistemleri (ECM sistemleri), herhangi bir kuruluştaki iş süreçlerinin yönetimi ile doğrudan ilgili olan yapılandırılmamış bilgilerin yönetimi, depolanması, alınması ve korunmasında yaygın olarak uygulanan yazılım teknolojileri türüdür.
Bazıları ECM sistemlerini karıştırır ve elektronik belge yönetim sistemleri (EDMS). Bu tanımlar arasındaki karışıklık, kurumsal belge yönetim modüllerine ek olarak EDMS'nin bazı ECM özelliklerini içermesinden kaynaklanmaktadır. Örneğin, çalışanların belge hazırlama etkileşimi. Böyle bir durumda, işlevselliğin ECM sistemine genişletilmesini tartışmak oldukça mümkündür.
ECM sistemi ve EDMS arasındaki temel fark, işletmenin elektronik belge yönetimini gerçekleştirmenin yanı sıra, ECM sistemlerinin kuruluşun tüm kullanıcıları için tek bir bilgi alanı oluşturmasının yanı sıra iş süreçlerinin otomasyonunu sağlamasıdır.
ECM sistemlerinin kullanımı sayesinde işgücü kaynakları optimize edilmiş ve işletmenin işletme maliyetleri önemli ölçüde azaltılmıştır.
Tipik olarak, ECM sistemleri, her biri alt bölümlerin geri kalanıyla entegre olan ve ayrıca var olabilen aşağıdaki alt bölümleri (modülleri) içerir.
Aşağıda bunlardan bazıları:
- Kurumsal elektronik belge yönetim modülü;
- İş Süreci Destek Modülü;
- Kurumsal bir web sitesi veya portal için web içerik yönetimi modülü,
- Medya İçerik Yönetim Modülü;
- Bilgi yönetimi modülü;
- İçerik erişim kontrol modülü, zaman ve mekandan bağımsız olarak gerekli bilgileri sağlar.
Alt bölümlerin her biri belirli beceriler gerektirir. Örneğin, bir kurumsal web sitesinin veya portalın Web içeriğini yönetmek, İnternet kaynaklarını yönetme konusunda özel bilgi gerektirir ve işletmenin elektronik belge yönetim modülü, belgelerin dahili hareketine ilişkin ayrıntıları gerektirir.
ECM sistemleri, dokümanların içeriğini ve işletmenin yönetimsel yönlerini birleştirerek doküman yönetimi için tek bir ortam yaratır ve iş görevlerinin uygulanması için çalışma faaliyetlerinin sayısını azaltır. Böylece, hızlı ve kaliteli iş için ihtiyaç duyan kullanıcılar için kurumsal içerik kullanılabilir hale gelir.
